FAQ

Messe allgemein

Ist die Messe auch nach dem Event erreichbar?

Im Normalfall schließen wir die Messe nach den offiziellen Öffnungszeiten und dann sind alle Inhalte nicht mehr erreichbar. Wenn der Veranstalter eine Verlängerung bucht, können wir die Messe auch geöffnet lassen. Es ist aber zu beachten, dass dafür alle Kommunikationskanäle wie Chat und Videokonferenzen entfernt werden sollten und dass auch die Livestream-Player kein Programm zeigen. Gegen eine Gebühr ist es möglich, dass diese Inhalte nach der Messe entfernt oder ausgetauscht werden, sodass aus der Live-Messe eine On-Demand-Messe wird.

Unterscheiden sich die Stände von ihren Funktionalitäten?

Die Stände innerhalb einer Preiskategorie sind vom Funktionsumfang her identisch.

Mitarbeiter-Foto

Ein Messestand wird besonders persönlich, wenn Sie selbst anwesend sind. Dafür können wir Ihr Foto in die Szene einsetzen. Das Foto muss einige Kriterien erfüllen, um sich perfekt in die Szene zu integrieren. Beachten Sie beim Fotografieren bitte auf folgende Tipps:

Sie dürfen durch die Fotoränder nirgends angeschnitten sein.
Wählen Sie die Höhe der Kamera so, dass sie ungefähr auf Höhe von Brust oder Hals ist. So vermeidet man optische Verzerrungen der Beine.
Sie sollten gleichmäßig ausgeleuchtet sein. Vermeiden Sie starkes Licht von der Seite. Wenn Sie innen fotografieren, sollte sich der Fotograf z.B. mit dem Rücken zur Fensterseite stellen. Wenn Sie eine starke Lichtquelle im Zimmer haben, sollte sich der Fotograf daneben stellen, sodass Sie gleichmäßig von vorne beleuchtet werden.
Sie sollten eine natürliche Körperhaltung einnehmen. Sie dürfen gerne auch etwas in der Hand halten, wenn Sie sich dadurch sicherer fühlen und lockerer sind.
Schauen Sie in die Kamera.
Richten Sie sich richtig Kamera aus. Eine eingedrehte Körperhaltung, wie sie gelegentlich für Profilbilder üblich sind, kommt in diesem Fall gestellt rüber. Stellen Sie sich vor, als würden Sie gerade einen Standbesucher entdecken und im nächsten Moment seine Hand schütteln.

Das Foto muss freigestellt werden (also die Person ausgeschnitten werden) und mit transparentem Hintergrund angeliefert werden.

Können die bestellten Stände vor dem Event noch einmal überprüft werden?

Sobald wir das 3D-Rendering von dem Messestand erstell haben, stellen wir eine Voransicht davon zur Verfügung. Der Zeitpunkt hängt von dem Zeitplan des jeweiligen Projekts ab. Im Idealfall geschieht die Feedbackrunde zwei Wochen vor dem Event. Wir bearbeiten die Messestände in Reihenfolge der Einreichung: Wer zuerst bestellt, erhält die Voransicht auch als erstes.

Kann ich meinen Messestand auch direkt erreichen?

Ja, jeder Messestand hat eine individuelle Webadresse. Wenn Sie Ihren Kunden oder Kollegen den direkten Link schicken, kommen Sie zuerst zur Anmeldeseite, wo Sie Ihre Zugangsdaten angeben müssen. Mit erfolgreichem Login kommen Sie direkt zum Messestand.

Tawk.to

Einführungsvideo

Tawk.to ist ein kostenloser Text-Chat-Dienst. Sie können ein sogenanntes „Widget“ in Ihren Messestand integrieren und so schnell und einfach mit Ihren Besuchern in Kontakt treten. Außerdem bietet Tawk.to ein Echtzeit-Tracking der Besucher in Ihrem Stand. Sie sehen also, wieviele Personen gerade in Ihrem Stand anwesend sind. In der Dokumentation von Tawk.to finden Sie alle Informationen über das Tool. Hier ist ein Einführungsvideo, das die Hersteller zur Verfügung stellen:

Einrichtung - die häufigsten Fragen

Was gebe ich bei „Site URL“ ein?
Wenn Ihnen der Link zu Ihrem Messestand bereits bekannt ist, geben Sie diesen hier ein. Alternativ empfehlen wir einfach die Startseite des Events zu nehmen. Dieser Link ist nicht so wichtig für die Einrichtung. Er hilft Ihnen lediglich aus dem Tawk.to-Backend schnell zu der Website (in diesem Fall den Messestand) zu gelangen. Sie können den Link später noch verändern.

Wie viele Mitarbeiter können gleichzeitig auf Chatanfragen antworten?

Beliebig viele. Jeder Mitarbeiter richtet sich einen Tawk.to-Account ein und verbindet sich mit dem Messestand. Klicken Sie im Backend von Tawk.to auf das kleine Zahnrad unten links, wählen „Property Members“ (deutsch: „Eigenschaft-Mitglieder“). Dort können Sie weitere Mitarbeiter einladen.

Wie viele Chats können gleichzeitig bedient werden?

So viele, bis der Monitor voll ist. Hängt also vom Monitor ab 😉 . Die verbundenen Mitarbeiter können sich die Chats aufteilen und untereinander tauschen.

Kann man sehen, wenn Besucher den Stand betreten?

Ja. Im Backend von Tawk.to ist jeder Besucher mit einer eindeutigen Nummer sichtbar. Die Besucher sind anonym. Man kann die Besucher aktiv ansprechen, indem man einen Chat mit ihm öffnet. Der Besucher bekommt dann im Stand eine Benachrichtigung.

Kann ich erkennen, wer den Stand betritt?

Nein, jeder Besucher hat zwar eine individuelle, aber anonyme Nummer. Wenn man den Namen des Besuchers erfragt, kann man die anonyme Nummer nach dem Besucher umbenennen. So ist der Chatverlauf mit dem Klarnamen verknüpft.

Was geschieht mit den Chatverläufen, wenn der Besucher den Stand verlässt?

Alle Unterhaltungen werden in dem Tawk.to-Account gespeichert und beliben dort permanent erhalten. Sie können jederzeit später wieder abgerufen werden. Das Abspeichern der Nachrichten kann man unseres Wissens nicht unterbinden und muss wenn, dann nur händisch erfolgen.

Kann Tawk.to auch öffentliche Chats oder Gruppenchats?

Nein. Aber man kann mal nach alternativen schauen. https://now4real.com ist ein Gruppenchat, aber die Benutzer müssen sich dafür mit Google/Facebook/Linkedin/Xing registrieren.

Kann man Dateien austauschen?

Ja, man kann Dateien in beide Richtungen verschicken.

Kann auch jemand anderes als der Admin (z.B. wenn dieser erkrankt) das Widget verwalten?

Ein “Agent” kann keine Änderungen vornehmen und auch keine anderen Mitarbeiter einladen. Die beste Lösung ist, dass man mindestens zwei Admins hat. Insofern sollte der Admin direkt nach der Einrichtung einen anderen Mitarbeiter von “Agent” auf “Admin” hoch setzen. Das sollte nur eine Minute dauern. Wenn der einzige Admin ausfällt und dieser nicht erreichbar ist, müssten man einen neuen Account anlegen — darum lieber immer zwei Admins anlegen.

Individuelle Stände

Anlieferung individueller 3D-Messestände

Wir benötigen 3D-Daten.
Wir arbeiten primär mit Blender.
Die angelieferten Daten müssen mit Blender zu öffnen sein. Überprüfen Sie dies selbst vor Abgabe der Daten. Dazu können Sie Blender kostenlos herunterladen: https://www.blender.org/
Übliche Dateiformate sind: .blend, .fbx, .obj
Andere Dateiformate können nur nach individueller Absprache genutzt werden. Hier müssen wir vorab die Nutzbarkeit der Daten prüfen.
Bei der Anlieferung von .blend Files bitte folgende Einstellungen beachten: Render Engine: Cycles | Color Management: Standard
Bitte achten Sie darauf, dass auch Texturen und Materialien mitgeliefert werden.
In Blender lässt sich das mit folgender Option aus der Menüleiste sicherstellen: File > External Data > Automatically Pack Into .blend.
Die Daten müssen vollständig und gebündelt angeliefert werden. Das Nachreichen von Elementen ist nicht möglich.
Die Polygone müssen auf ein sinnvolles Minimum reduziert worden sein. CAD-Daten sind in der Regel zu komplex. Sehr große Stände haben i.d.R. eine Polygon-Anzahl im unteren sechsstelligen Bereich. Je weniger, desto besser. Die Grenze kann nicht genau benannt werden, da es auch vom Rest des Messebereichs abhängt, daher behalten wir uns das Recht vor, sehr komplexe Modelle abzulehnen und zur Überarbeitung zurückzugeben.
Die angelieferten Modelle müssen von allen nichtbenötigten Elementen gesäubert sein. Ausgeblendete Ebenen oder versteckte Objekte werden sonst eventuell in der finalen Version wieder angezeigt.
Die über das Bestell-Formular gebuchte Funktionen (Downloads, Videos, Fotogallerien, …) werden von uns als Buttons eingefügt. Am besten bekommen wir Fotos von dem 3D-Stand, in dem eingezeichnet ist, wo diese Buttons/Funktionen platziert werden sollen.

Bis wann muss ein individuelle Standkonzept angeliefert werden?

Individuelle Standkonzepte sollten so früh wie möglich angeliefert werden, da es bei der Übergabe immer zu technischen Problemen kommen kann. Die absolute finale Deadline liegt bei 3-4 Wochen vor dem Event. In Sonderfällen bzw. nach individueller Absprache mit VRtual X kann diese Zeit noch minimal verkürzt werden.

Ist es möglich, dass Inhalte beim Betreten des Stands bereits geöffnet sind?

Es ist möglich, dass bestimmte Elemente direkt angezeigt werden können, ohne dass man einen Button anklickt. Das erste Video z.B. oder auch die Inhalte vom Rollup werden standardmäßig in die Szene eingebaut. Wir können auch automatisch ein Popup-Fenster öffnen lassen, wenn man den Stand betritt. Im Grunde müssten die Inhalte irgendwie Teil der Szene sein, damit es funktioniert. Da sich die meisten Inhalte als Fenster über die Szene lagern, kann aber nur ein Fenster zurzeit geöffnet sein, da sie sich sonst überlagern. Am besten nennen Sie mir die Inhalte, die Sie gerne geöffnet haben möchten und dann schauen wir, ob das machbar ist.

Kann man Animationen in einen Stand einbauen?

Technisch ja, bisher ist es aber kein Standard-Feature. Bitte sprechen Sie uns an und wir klären die Möglichkeiten und eventuelle Zusatzkosten. Man sollte beachten, dass diese Animationen in einigen Browsern eventuell nicht angezeigt werden.

Medien einbinden

Videos

Wir hosten keine Videos und nehmen daher auch keine Video-Dateien entgegen. Um Videos einzubinden, empfehlen wir YouTube oder Vimeo zu nutzen. Erstellen Sie dort einen Account und laden Sie Ihre Videos dort hoch. Schicken Sie uns die Links zu den Videos und wir sorgen dafür, dass sie in Ihrem Messestand laufen.

Video nicht auf den Plattformen veröffentlichen

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Videos auf den Plattformen gefunden werden können, sondern dass sie ausschließlich auf der Messe zu sehen sind, dann können Sie das auf der Videoplattform so einstellen. Bei YouTube werden Sie nach dem Upload nach der Veröffentlichungsart gefragt. Wählen Sie hier „nicht gelistet“. Bei Vimeo heißt diese Funktion „Who can watch?“ und wählen Sie hier „People with the private link“. In beiden Fällen ist das Video nicht zu finden — auch nicht, wenn man ganz gezielt danach sucht. Nur wer den exakten Link hat, kann das Video sehen. Schicken Sie uns diesen Link, dann kann man das Video nur über Ihren Messestand abrufen. Wenn Sie den Link an sonst niemanden weitergeben, kann auch niemand sonst im Internet das Video aufrufen.

Andere Hosting

Wenn Sie eine andere Plattform zum Hosten und Streamen Ihrer Videos verwenden möchten (einige Firmen betreiben für Ihre Webseiten eigene Online-Player), dann ist das eventuell auch möglich. Entscheidend ist, dass der Player die Möglichkeit zum Einbinden in eine Website unterstüzt und mit unserem System kompatibel ist. Sprechen Sie uns bitte rechtzeitig an, damit das geprüft werden kann. Das Einbauen anderer Player ist kostenpflichtig.

Grafiken

Oft sind nur die minimalen Maße einer Grafik angegeben. Da die Grafiken an der entsprechenden Stelle passgenau eingefügt werden, gibt es keine Obergrenze. Laden Sie daher Grafiken hoch, die genug Pixel haben, um scharf dargestellt zu werden. Grafiken benötigen in der Regel zwischen 1.000 und 2.000 Px an der langen Seite.

Videochat

Sie können den Link zu einem beliebigen Videochat angeben. Die meisten etablierten Videokonterenz-Programme bieten die Möglichkeit per Link einer Sitzung beizutreten (Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams, Webex, Skype, BigBlueButton, …). Hier ein paar Tipps aus der Praxis:

Wenn Ihr Programm Meeting-Räume unterstützt, dann richten Sie einen Raum für die Messe ein. Ihre Mitarbeiter und die Standgäste können sich jederzeit in so einen Meeting-Raum einwählen.
Wenn Ihr Programm keine Meeting-Räume unterstützt, richten Sie eine Konferenzsitzung ein, die für den gesamten Messebetrieb über läuft.
Stellen Sie ein, dass man ohne Passworteingabe der Videokonferenz beitreten kann. So ist die Kontaktaufnahme sehr schnell und direkt. Sollte das bei Ihrem Programm nicht möglich sein, können Sie das Passwort im Freitext-Feld mit angeben.
Machen Sie sich einen Zeitplan, dass immer ein Mitarbeiter von Ihnen in diesem Videochat ist. Das müssen nicht immer Sie selbst sein, wichtig ist nur, dass der Besucher einen Ansprechpartner hat.
Bereiten Sie weitere Meeting oder Meetingräume vor. Wenn Sie mit einem Besucher im öffentlichen Videomeeting in Kontakt getreten sind und ein vertrauliches Gespräch mit ihm führen möchten, können Sie ihm die Zugangsdaten nennen. Dann wählen Sie sich beide in dem persönlichen Meeting ein. In der Zwischenzeit übernimmt eventuell ein Kollege von Ihnen die öffentliche Konferenz.
Sie können dieselbe Videokonferenz auch bei mehreren Mitarbeitern eingeben.
Wenn Sie viele Gespräche erwarten, ist er eine Überlegung wert, ob Sie eine Empfangsperson in dem öffentlichen Videochat warten lassen. Diese kann dann die Einwahldaten von Ihnen und Ihren Kollegen weitergeben oder Termine die Kontaktdaten des Besuchers notieren. So können Sie die Gäste zurückrufen, und diese müssen nicht warten, bis Sie mit dem vorherigen Gespräch fertig sind.

Rollups und Grafiken mit Text

Gestalten Sie ihre Rollups und Plakate so, dass Text möglichst groß und sparsam eingesetzt wird. je kleiner der Monitor des Besuchers ist, umso schlechter sind kleine Texte zu lesen. Wenn ein Besucher auf Ihr Rollup oder Poster klickt, bekommt er eine größere Ansicht davon zu sehen.